Seasonal Booking Workflow
Un flujo de reservas estacionales pensado para talleres culturales con cupos limitados y fechas rotativas.
El punto de partida
La plataforma de cursos culturales tenía un problema estacional: cada trimestre cambiaban los talleres, los horarios y la disponibilidad de los espacios. El equipo cargaba manualmente las fechas en una planilla y después las volcaba al sitio, lo que generaba demoras, cupos mal informados y consultas duplicadas por correo.
El objetivo era reducir la fricción entre la publicación de una nueva temporada y la confirmación de una reserva. Trabajamos con tres talleres piloto durante el primer ciclo para entender qué información necesitaba cada coordinador antes de abrir las inscripciones.
Decisiones que cambiaron el flujo
En lugar de construir un sistema de reservas complejo, definimos un flujo por etapas: primero el coordinador carga las fechas y cupos en un panel simple; después el sistema valida los choques de horario y publica automáticamente las vacantes visibles; por último, el participante recibe una confirmación con los datos del taller y un recordatorio 48 horas antes.
La clave fue separar la lógica de disponibilidad de la lógica de pago. Eso permitió que los talleres gratuitos y los arancelados convivieran sin duplicar procesos. También sumamos una vista previa para que el coordinador viera cómo se vería la ficha del taller antes de publicarla.
El resultado: el tiempo entre carga y publicación pasó de tres días a menos de una hora, y las consultas por cupos disponibles bajaron notablemente. El flujo quedó documentado para que cualquier taller nuevo pueda incorporarse sin asistencia técnica.
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